隨著經濟的發展，很多工廠、企業規模不斷擴展，設總部、分公司、辦事處等，有些還有海外駐點。公司內部由于業務發展和內部管理的需求，需要經常開會，一些傳統的硬件視頻會議雖然能夠解決異地開會的問題，但是有一些只能實現現場直播無法將會議過程錄制下來，導致了很多出差人員因為時間無法參加會議或觀看會議內容，重要的會議都未能被保存下來，用于后期的學習，交流和討論。
會議錄播系統，不但可以把多媒體會議室的會議、培訓過程完整記錄下來、實時的傳播出去，而且可以把會議、培訓的各種文檔資料(例如PPT等)記錄并傳播，使日常的工作更加科學化、現代化、時效化、便捷化，利用錄播系統可以大大提高工作效率、培訓質量。